前言

由於少子化,再加上20多年來經濟現況難有突破,日本,這個向來排斥外人的閉鎖社會,近幾年為了吸引國外的優秀人才,其實已有了全亞洲不下於新加坡的開放政策。然而,政策法規固然開放,整體日本的企業文化和職場氛圍,能否真正接納並且融入具備冒險進取精神的外國工作者,卻又是另外一回事。

本期專欄的主角,是一位先後在日本任職於日商和外商的年輕台灣女孩,現職法商Criteo亞太區人力資源採用專員的金詩敏(Shion)。究竟,她是如何以一個台灣的大學畢業生的條件在日本找到全職工作的呢?在她的觀察,日商和外商的企業文化和管理風格又有什麼異同呢?面對日本職場,又應該做好怎樣的專業和心理的準備呢?Shion以她人力資源工作的獨特背景,分享經驗,並對於想要前往日本求職的外國人,特別是台灣人,做出專業的建議。

 

求學:早稻田大學唯一一位選擇全日語授課的台灣交換生

想要在日本求職,日語能力是最基本的條件。」回想起自己學習日語的過程,年輕的Shion靦腆地笑著說:「我在很小就對日語產生興趣,當時,是為了追星。」

然而隨著日語程度進步,單純學習的興趣也愈發濃厚。從高一在校外的補習班開始,除了高三準備升學,Shion的日語學習未嘗間斷,大學時更和日本同學進行語言交換。她維持一年通過一個檢定級別的進度,終於在大學二年級,通過日語一級的檢定。

在大學時,Shion就讀於師大教育系。在師大,這是一個歷史悠久的科系。畢業的學長姊、乃至於同學,多數都投入教育界,成為老師。回想起自己當時的決定,Shion坦率地說:「當時並沒有很確定自己想要做什麼,只知道不是當老師。」

畢竟,對於一個太過於年輕的學生來說,設定太長遠的目標反而是不切實際的。Shion解釋道:「計劃永遠都趕不上變化,因為每走一步都會發現新的東西。所以,當時只設定好三年內的目標,一步步去完成即可。

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而對Shion來說,這三年內最重要的目標,就是「到日本去當交換學生」。

「交換學生」,原本只是某次學長姊在經驗分享時偶然提到的名詞。但一如學習日語時的執著,Shion形容自己就像刺針飛彈一樣對學校的國際事務處緊迫盯人。終於在大學三年級,得到前往早稻田大學交換的機會。

在當時,要獲得這樣寶貴的機會,其實並不容易。除了準備申請文件,還有全日語的面試,以及一篇說明未來規劃的小論文。回憶起這個自己人生的轉捩點,Shion表示,面試時自己運氣極好,被排在第一個,擔任面試官的教授們感覺一派輕鬆,並沒有特別問刁難的問題。

但縱使如此,在國際事務處得知一共有11人將早稻田大學列為第一志願,競爭唯一一個的名額時,Shion也不禁感到不安和焦慮。她下定決心,雖然自己當時也想申請像是立命館大學、東京學藝大學等名校,但心中第一,也是唯一的志願,就是早稻田。

「於是我取消了其他的志願,萬一沒有錄取,來年也還要繼續申請早稻田。」Shion謙虛地說:「或許真的是運氣太好了,最後錄取的真的是我。」

早稻田大學,和慶應大學並稱為「早慶」,是日本在人文社會科學、財經、商管的私立名校。在當時,早稻田提供國際交換生的課程,可分為別科、國際教養學部,和一般學部三類。別科即是日文學習;學部意為學系,國際教養學部,顧名思義,就是提供外籍生及日本學生英語授課課程。而Shion所選擇的一般學部,則是和一般日本同學一起,用全日語來授課的課程。

「既然難得來到日本,當然會想用日語來上課,儘可能學到最多東西。」Shion表示,自己先前從未有用日語上課的經驗,好在因為來日本之前已做足了功課,因此在課堂上,反而沒有跟不上進度的問題。而她也成為同學中唯一的一位,選修一般學程的台灣人。

用功的Shion在交換生的一年裡總共取得18個學分,因為事前的準備,她所選修的社會科學部(編按:即學系)課程足以抵修在師大所要求選修外系的「自由學分」,因此並未耽誤到畢業。除讀書以外,Shion也積極參與國際交流學生的社團。透過社團,Shion結交許多日本和國際的同學,「我們的友誼很長久,一直到現在都還有往來。」Shion說道。

至於財務方面,Shion提到,當時幸運地獲得日本交流協會的獎學金,另外除了家裡的資助,自己也透過教中文的方式打工賺錢;再加上學校提供宿舍,解決居住的問題;總算還能夠支應在東京的高消費水平。

 

求職:無論如何,都想要留在日本

被問到日後為什麼會前往日本求職,Shion笑著解釋道:「其實一開始的想法並不是求職,而是讀書。因此報名了研究所的考試,也再度申請交流協會的獎學金。」

至於為什麼是日本呢?Shion思考片刻,答道:「現在回想起來,當然可以說得出例如『國際觀』、『拓展視野』這樣的答案。不過在當時,就真的只是因為『喜歡日本』,喜歡這邊的生活、文化,和一切。

然而,就彷彿是命運的考驗一般,不但是交流協會獎學金的申請未能通過,就連一向最有把握的功課,研究所考試,Shion卻也鍛羽而歸。在得知放榜結果的當天,回到借住朋友家中的Shion,不禁放聲大哭。

「人生就是這樣,」回想這段經歷,Shion告訴我們:「一次失敗之後,反而浮現很多選擇。當時我唯一確定的事,就是無論如何都想要留在日本。」那時,已經是2011年的9月份,Shion許多的日本和國際同學,都已陸續在日本找到工作。於是她決定在日本求職,並且當晚就著手撰寫日文及英文履歷。

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下定決心的Shion,先返回台灣一趟,向家裡借了10萬台幣,作為在日求職時期的生活費。「當時我想著,只要找到工作,就能夠賺錢來還。」Shion說:「我想,最多就是錢花完了,或者三個月的觀光簽證到期了,那麼我回台灣再找工作還錢。但最起碼,我已經嘗試過了。」

由於沒有經驗,在一開始,Shion的求職策略幾乎可以用亂鎗打鳥來形容。並沒有鎖定特定的產業或職務,再加上當時,日本的求職季(一般而言為4 ~ 8月)已過,因此求職進行得並不順利。「連一次面試都沒有,浪費了不少時間」,Shion自嘲道。而後,也是誤打誤撞,她認識到人力資源的相關行業,因為和教育所學相關,且能夠善用她的對人關係能力,才逐漸獲得面試機會。但是縱然如此,錄取機會卻依然渺茫。

「當時我投的多是中小企業」,Shion說明:「中小企業一則機會上較沒有充裕的經費來承擔採用大量的外國人,二來業務上的劃分會比較廣泛且容易不明確,綜合來說通常開出的採用缺額會比大企業少。」在一次的面試中,對方面試官,同時也是人資主管,好意向她剖析原因。Shion這才恍然大悟,改以大企業和跨國企業為目標。這時算算時間,她借住在朋友家中求職,也已有一個多月了。

眾多人力公司當中,日商PASONA (中文:保聖那),是少數全年度都在徵才的企業。而也正因如此,Shion最後順利地在PASONA找到了她在日本的第一份工作。

然而,這份工作卻是得來不易。回想過程,Shion告訴我們,PASONA的招募過程一共有五關。首先是團體面試,自己因為不是日本人,況且已經失敗多次,「不怕丟臉」。而後是公司影片,以及日文、英文、數學、社會科的筆試。再來基本面試,兩題—為什麼對PASONA有興趣,以及求學時最困難的事。而這才只是第一關。

針對第一題,Shion巧妙地運用先前公司影片的內容回答;而第二題,則分享自己在早稻田時期為了準備一堂Seminar課程在日本和國際同學間人際溝通和經營團隊的經驗。獲得面試官的讚許,也因此來到第二關。

在完成第二關,一篇講述三年後計劃的小論文以後,Shion來到了第三關—相當於實習。在公司的指定下,Shion和一位資深業務一同前往拜訪客戶,這位業務會當著客戶的面介紹「這是正在面試PASONA工作的求職者」。換言之,這一關的考官正是業務和客戶。第三關,耗時整整一天。

第四關是三位面試官和三位求職者的集體面試,主要針對簡歷和求職材料來提問。當面試官先是誇讚Shion漢字寫得極好,隨後看到她的國籍是台灣人時,雙方不禁都啞然失笑。或許也因為如此,Shion對答如流,給考官留下好印象,終於來到最後一關。

雖說是最後一關,但考官卻是PASONA人資部門的最高主管。回想這段面試,Shion說:「最後一關的問題是很壓迫性的,比如說在壓力以下是否還能同時兼顧自己手邊的工作以及團隊的目標。如果自己的工作已經難以完成,是否還會協助他人等。」

對此,Shion誠實地回答,自己尚未面對類似的情況,必須視情況考慮後才能處置。或許讚許她的坦率,該主管在面試的最後直接告知她已經錄取,歡迎加入;而飽受求職壓力的Shion,也當場激動地流下淚來。

由於PASONA正式錄取時間為2012年4月份,而Shion所持有的觀光簽證只有三個月的效力,因此她必須返回台灣,重新申請工作簽證以後,才能赴日開始工作。當時的日本工作簽證期限為3年,現已延長到5年。更換僱主時無需重新申請,只有在到期時請新僱主重新擔保即可,法規相對其他國家寬鬆、簡便。

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進入日商:信仰規則與秩序的職場文化

日商多有一套嚴謹而漫長的新進員工訓練,PASONA自然也不例外。新訓期間為三個月。在最初的三天,公司內部的講師會為新人講述敬業精神等基礎規範及商用禮儀,包括各種場合該如何分別用30度、45度 ,以及90度鞠躬。而後是一個月的人才和派遣法規課程,以及公司各部門的介紹。隨後,就是魔鬼一般,長達兩個月的現場實習。

所謂現場實習,是指讓新員工像業務員一般地,對於新客戶進行陌生拜訪。根據Shion回憶,每天早上九點所有的新員工就拿著一張地圖跟新客戶名單,分別到自己負責的地區挨家挨戶敲門。當時只要敲門進入對方公司,就得到1分;換得名片5分;能夠靠日後電話或是E-mail進而再度進行拜訪、會談,則可以得到10分。以分數為競賽成為新訓期間的重要活動,分數每天歸零重算;新人表現如何,也直接影響到日後的部門分配。

回想起這段過程,Shion笑著告訴我們,在日本身為外國人,其實是有個優勢的。在公司內部日本人跟外國人之間並沒有太大的差別,身為外國人的員工很時常被當成日本人來要求。不過從客戶的角度來看,一開始他們會因為你是外國人他們覺得很新奇,標準可能會比較寬鬆。「比如有一次我連招呼也沒打就直接進入對方公司玄關,」Shion說道:「對方本來勃然大怒,但知道我是在日本工作的台灣人以後,態度反而變得十分親切。不但邀請入內,奉上茶水,名片、會談,當然也就唾手可得。」當然,無法忍受這樣辛苦的培訓,而半途退出的人,自然也所在多有。

好不容易完成艱苦的入社新訓,Shion緊接著被配置到服務金融客戶的業務部門。和台灣職場不同,由於日本的雇用體制以及女性勞動文化的關係,日本企業的人力需求中,派遣占了極高的比例。目前平均20位員工中,就會有1至2位派遣員工。

2012年底,Shion被派到國際事業部門(Global Business Department)。該部門以招募外國人到日本,以及日本人派遣至海外為主業務。部門團隊成員,也不像先前的部門清一色日本同事,而有將近一半比例的外籍同事。一切的條件都看似更適合身為台灣人的Shion,卻反而在一開始遭遇極大的挫折。

「主要是企業文化和管理風格的問題,」Shion說:「雖然團隊中有一半是外國人,但日籍主管還是依循日本企業慣有的規範和潛規則,搞得外籍同事們都不敢發聲。」自己也鮮少被交付重要任務,而難有表現。

雖然一度萌生去志,但受限於資歷尚淺,苦無跳槽機會的Shion,於是決定一拼。而就在當時,也有一位印度籍的女同事勇敢地站出來為她發聲,疾呼「有機會才能有所表現」。憑藉著自己一股不服輸的堅持,以及同事的傾囊相助,Shion終於在新的部門,拿下當年的最佳新人獎(Rookie of The Year)。而這位印度同事,也成為她迄今在工作上不可多得的好友。

「當時我們都想做出改變,但是日商的職場文化根深柢固。」Shion告訴我們,本來日本人對於規則、秩序就有一種近乎偏執的、不可顛簸的精神信仰,而以經營人力資源的PASONA,又更是其中之最。「那是你不能改變,只能學著去適應及調整自己的心態。」Shion說,於是在累積一定的年資和經驗以後,她和幾位同事也都紛紛考慮轉職。

 

轉職外商:強調方法、管理和效率的職場文化

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「雖然也曾想過再去國外進修,但在和現在的僱主—Criteo—接觸過後,雙方可以說是一拍即合,一見鍾情。」Shion表示,當時面試她的,就是現在的澳洲籍主管。這位主管曾經任職於Google、Apple及Amazon,經驗豐富;外商管理風格開放富彈性,短短40分鐘的面試,九成英語,一成日語,雙方就談及十數個問題。Criteo是法國新銳的新創公司,所從事的數據分析和用戶重新導向,在IT技術上也頗具前景。

「更不用說新工作所開出的薪水,足足是先前的兩倍。」Shion笑著說,就在「產業」、「公司」、「主管」,乃至於「待遇」都極為滿意的前提下,Shion當下決定轉職,接受這份令人難以拒絕的新工作。

先後任職於日商和外商,且前者為人力派遣公司,後者則是在企業內擔任採用的人資專員。Shion嘗試著比較其中的異同。「日本企業強調精神力和忍耐力,日本人相信只要努力去做,就一定可以完成。」Shion說:「外商,特別因為Criteo是法商嘛!擁有法國人悠閒、浪漫和不愛加班的基因,於是在工作上,所強調的就是方法、管理和效率。

「舉例來說,」Shion接著說道:「一次我自新加坡出差返回日本,因為已經是週一的上午,主管考慮到我工作的效率,還主動放我一天假。」她解釋道,因為太過疲累的員工,工作效率是極低的。但這種主管主動給假的情況,在日商,起碼在前公司,就不太可能發生。甚至出差這件事,也幾乎不太會發生在低層員工身上。

另外在待遇上,日商多傾向將資源投入在多數人都能享受到的員工福利,例如PASONA,就為東京以外的職員提供員工宿舍。但在外商,則偏好用實質的收入來獎勵表現優秀,業績優良的員工。也因此,在後者,同事間待遇的差距,往往要遠大於前者。

對於員工未來生涯的規劃,也是日商和外商間的不同之處。雖然千禧年以後,一部分的日商嘗試去廢除「年功序列」、「終身僱用」等制度,但多數企業還是期望員工能對公司懷抱著忠誠、奉獻的倫理精神並且能夠長期安定地待在同一家公司。

「我的規劃是,在企業內瞭解公司的運作和人力資源政策以後,可能5年10年後轉型為與高等教育相關的Freelance Consultant,而自己也一步步正朝著這個方向努力。」Shion笑著說:「類似這樣的生涯規劃,面試時Criteo就極為鼓勵,但要是換成日商,說出來只怕不會被錄取,或者被列為黑名單吧!」

 

結語

由於本身正是從事人力資源行業,總結自己的經驗,Shion認為,外國人—特別是台灣人—如果想要到日本工作,必須做好專業和心理的準備。這其中,首先就是日語能力。「能用日語溝通,是最基本的條件。」她說道:「或許很多在外商工作的人會說他們在日本的工作並不需要用到日文,但是依我的觀點,如果你是把日商以及日本這個國家列為第一志願的話,日文是無疑地絕對必要。畢竟工作這件事情,多少都需要一些『入境隨俗』。」

其次是柔軟度自我反省。正因為日本是一個同質性極高,極度強調規範和秩序的社會,「我們很難去改變這樣的職場文化,但是我們能做的反而應該是去學習如何調整自己的心態,去把它好的部分變成自己的東西。」但於此同時,又要從自己的人格中,去挖掘自己的決心堅持,才能在高強度與壓力的日本職場中,獲得生存。對此,Shion說道:「其實不只在日本,哪怕是到別的國家去求職、求學,應該也是如此。」

最後是「用對方法問對人,寫對履歷面對試」。Shion說:「當初我是很幸運的遇到了一些貴人給了我一些方向我才能夠很順利的找到工作,進了公司我才知道原來用對方法有多重要。日本的就職文化非常的獨特,他們有他們自己的就職時間表以及使用的網站,甚至於怎麼寫履歷,以及有別於歐美的面試都是一門很大的學問。所以我覺得mit.Jobs能夠提供這樣一個經驗交流的平台,對於所有想要出國挑戰的台灣人來說是一個很棒的分享管道。」

編按:本段提及mit.Jobs處,根據Shion強烈意願,予以保留。小編謹代表mit.Jobs向Shion致意感謝!

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雖然自己在外商如魚得水,但她並不建議沒有工作經驗的求職者一開始就只以外商為目標。「畢竟,縱然在外商工作,生意上往來的還多是日本企業,必須瞭解他們的思維和文化。日商雖然辛苦,但是那也是一種珍貴的修練。」Shion解釋道。

現任Criteo亞太區人力資源採用專員的Shion,主要負責日本、韓國和新加坡的「採用」。她表示將來如有機會,也很樂意能夠再分享自身的經驗,幫助更多志在海外的台灣求職者。

 

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